دستگیری خارجی ها در ایران به طور معمول توسط اداره امور اجتماعی به اطلاع نمایندگی سیاسی یا کنسولی متبوع فرد دسنگیر شده در داخل کشور می رسد. در عین حال ممکن است کشور متبوع فرد دستگیر شده فاقد نمایندگی سیاسی یا کنسولی در ایران باشد که در این صورت مراتب دستگیری توسط وزارت امور خارجه یا مقامات محلی کشور وی طی یادداشت یا نامه رسمی به نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در آن کشور اعلام و درخواست پیگیری و مساعدت شود. مسئول بخش امور اجتماعی نمایندگی پس از وصول یادداشت یا نامه مقامات محل، بنحو مقتضی نسبت به ترجمه یادداشت یا نامه واصله به زبان فارسی، کسب اطلاعات و مشخصات لازم برای تکمیل "برگ مشخصات خارجی های بازداشت شده در ایران" (فرم شماره 3) و ارسال مدارک شناسایی (تصویر گذرنامه ، کارت شناسایی ، ...) دریافت شده طی نامه ای به اداره امور اجتماعی وزارت امور خارجه ایران اقدام می نماید.
اداره امور اجتماعی نیز پس از وصول درخواست نمایندگی ابتدا نسبت به استعلام موضوع از اداره حقوقی قوه قضاییه اقدام و پس از دریافت پاسخ، مراتب را به نمایندگی درخواست کننده اعلام خواهد نمود.در صورتی که بستگان فرد دستگیر شده به منظور ملاقات با وی خواستار اخذ روادید و مسافرت به ایران باشند، می بایست مراتب درخواست خود را به مأمور کنسولی اعلام تا برای کسب مجوز لازم اقدامات لازم به عمل آورد.